Moderne KI-Agenten wie „automaited“ erledigen Aufgaben im Einkauf und ermöglichen einen neuen Grad von Automatisierung, kompliziert einzuführen sind sie dabei jedoch nicht.
Viele Einkaufsprozesse sind bis heute von E-Mails, PDFs, Lieferantenportalen und manuellen Prüfschritten geprägt. Besonders bei Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Versandinformationen und bestellbezogener Kommunikation prüfen Mitarbeitende Inhalte, gleichen Daten mit Bestellungen ab, leiten Informationen weiter und stoßen Folgeprozesse an – oft unter Zeitdruck und bei wachsendem Fachkräftemangel.
Warum klassische Automatisierung bei Einkaufsprozessen oft nicht ausreicht
Viele Unternehmen automatisieren bereits erste Schritte - etwa mit OCR, RPA oder regelbasierten Workflows. Diese Ansätze helfen, wenn Eingänge klar strukturiert sind und Prozesse nur wenigen Varianten folgen. Im Einkauf sind genau diese Voraussetzungen jedoch selten dauerhaft gegeben.
So sieht die Realität in der Praxis häufig anders aus:
• Lieferanten senden Auftragsbestätigungen in unterschiedlichen Formaten
• Positionen sind anders sortiert, gesplittet oder zusammengefasst
• Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen müssen erkannt und bewertet werden
• Informationen treffen per E-Mail, als PDF oder über andere Kanäle ein
• Zusatzkosten wie Fracht, Paletten oder Maut tauchen erst in der Bestätigung auf
• Rückfragen und Sonderfälle binden Zeit in operativen Teams (....)